Polityka prywatności strony internetowej CLOSR AI

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową CLOSR AI, korzystających z formularzy kontaktowych, formularzy demo, formularzy sprzedażowych, newslettera, komunikacji e-mail oraz innych funkcjonalności dostępnych na stronie internetowej.

Administratorem danych osobowych jest CLOSR AI sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: Aleja Powstania Warszawskiego 15, 31-539 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001242599, NIP: 6751829009, REGON: 544816051, kapitał zakładowy: 5 000,00 zł, dalej: „Administrator” albo „CLOSR AI”.

Z Administratorem można skontaktować się: a) e-mailowo: kontakt@closrai.pl, b) pisemnie: Aleja Powstania Warszawskiego 15, 31-539 Kraków.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@closrai.pl.

Strona internetowa CLOSR AI jest kierowana do przedsiębiorców i osób działających zawodowo, w szczególności do biur nieruchomości, agentów nieruchomości, zespołów sprzedażowych oraz innych podmiotów zainteresowanych korzystaniem z systemu CLOSR AI w modelu B2B.

§ 2. Jakie dane przetwarzamy

W związku z korzystaniem ze strony internetowej możemy przetwarzać następujące kategorie danych: a) dane identyfikacyjne, np. imię, nazwisko, nazwa firmy, b) dane kontaktowe, np. adres e-mail, numer telefonu, c) dane firmowe, np. NIP, stanowisko, branża, wielkość zespołu, nazwa biura lub agencji, d) treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy lub e-mail, e) dane dotyczące zainteresowania ofertą, np. wybrany plan, liczba użytkowników, potrzeby wdrożeniowe, f) dane techniczne, np. adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, aktywności na stronie, g) dane analityczne i marketingowe, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na stosowanie odpowiednich plików cookies lub podobnych technologii.

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale może być niezbędne do obsługi zapytania, umówienia demo, przesłania oferty lub prowadzenia dalszej komunikacji.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach: a) obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub inne kanały komunikacji Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi na zapytania. b) przedstawienie oferty, umówienie prezentacji demo, prowadzenie rozmów sprzedażowych Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działań sprzedażowych B2B. c) podjęcie działań przed zawarciem umowy, jeżeli osoba kontaktuje się z nami w imieniu własnej firmy lub jako osoba upoważniona przez firmę Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba jest stroną przyszłej umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli osoba działa jako przedstawiciel, pracownik lub współpracownik przedsiębiorcy. d) prowadzenie newslettera lub komunikacji marketingowej Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda, jeżeli jest wymagana, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu własnych usług, z uwzględnieniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej. e) analityka strony internetowej i badanie skuteczności działań marketingowych Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie plików cookies analitycznych i marketingowych wymagających zgody oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie podstawowych statystyk technicznych. f) prowadzenie profili CLOSR AI w mediach społecznościowych i komunikacja przez te profile Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu rozpoznawalności marki, komunikacji i obsłudze wiadomości. g) dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie prawnej. h) realizacja obowiązków prawnych, podatkowych i rachunkowych Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

§ 4. Marketing i kontakt handlowy B2B

CLOSR AI może kontaktować się z przedstawicielami przedsiębiorców w celu przedstawienia informacji o produkcie, umówienia rozmowy, przesłania oferty lub kontynuacji rozpoczętej komunikacji.

Jeżeli przepisy prawa wymagają zgody na określony kanał komunikacji, np. e-mail marketingowy lub kontakt telefoniczny, CLOSR AI pozyskuje taką zgodę przed rozpoczęciem komunikacji albo opiera komunikację na wcześniejszej relacji biznesowej, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa.

Odbiorca komunikacji marketingowej może w każdej chwili zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych albo wycofać zgodę na dany kanał komunikacji.

§ 5. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii.

Cookies mogą być wykorzystywane w następujących celach: a) zapewnienie prawidłowego działania strony, b) zapamiętywanie ustawień użytkownika, c) prowadzenie statystyk i analityki, d) mierzenie skuteczności kampanii reklamowych, e) remarketing i kierowanie reklam do osób, które odwiedziły stronę, f) zapewnienie bezpieczeństwa strony.

W ramach strony mogą być stosowane następujące kategorie cookies: a) niezbędne - konieczne do działania strony, b) analityczne - pomagające mierzyć ruch i sposób korzystania ze strony, c) marketingowe - umożliwiające prowadzenie kampanii reklamowych i remarketingu, d) funkcjonalne - pozwalające zapamiętywać ustawienia lub usprawniać korzystanie ze strony.

Cookies inne niż niezbędne są stosowane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w banerze cookies albo w ustawieniach przeglądarki.

Na stronie mogą być wykorzystywane narzędzia analityczne i marketingowe, takie jak Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag lub inne podobne narzędzia, jeżeli zostaną wdrożone przez Administratora.

Szczegółowa lista narzędzi cookies, dostawców, celów działania i okresów przechowywania powinna być dostępna w panelu zgód cookies albo w osobnej Polityce cookies.

§ 6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: a) dostawcom hostingu i infrastruktury IT, b) dostawcom poczty elektronicznej, c) dostawcom systemów CRM i narzędzi sprzedażowych, d) dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, e) dostawcom narzędzi do obsługi formularzy, f) dostawcom usług księgowych, prawnych i doradczych, g) podmiotom obsługującym płatności, jeżeli płatność jest dokonywana przez stronę, h) organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty działające na zlecenie Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator dąży do tego, aby dane osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych, marketingowych, komunikacyjnych lub technologicznych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie takie nastąpi wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo innych mechanizmów dopuszczonych przez prawo.

Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi, które umożliwiają wybór regionu przetwarzania danych, Administrator konfiguruje je w sposób zmierzający do przetwarzania danych w UE/EOG, o ile taka konfiguracja jest dostępna i adekwatna dla danej usługi.

§ 8. Okres przechowywania danych

Dane z formularzy kontaktowych i zapytań ofertowych przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania, prowadzenia rozmów handlowych oraz przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż 3 lata od zakończenia kontaktu, chyba że doszło do zawarcia umowy albo przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

Dane przetwarzane w celu przesyłania newslettera lub komunikacji marketingowej przechowujemy do czasu wycofania zgody, zgłoszenia sprzeciwu albo zakończenia prowadzenia danego kanału komunikacji.

Dane techniczne i podstawowe logi strony przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony, zwykle nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do obsługi incydentu bezpieczeństwa lub dochodzenia roszczeń.

Dane związane z cookies są przechowywane przez okres wskazany w panelu zgód cookies albo w ustawieniach danego narzędzia.

Dane związane z dokumentacją podatkową i rachunkową przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje: a) prawo dostępu do danych, b) prawo sprostowania danych, c) prawo usunięcia danych, d) prawo ograniczenia przetwarzania, e) prawo przenoszenia danych, f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, g) prawo wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres: kontakt@closrai.pl.

§ 10. Media społecznościowe

CLOSR AI może prowadzić profile w mediach społecznościowych, w szczególności na LinkedIn, Instagramie, Facebooku, TikToku lub innych platformach.

Jeżeli użytkownik obserwuje profil CLOSR AI, komentuje post, wysyła wiadomość albo wchodzi w interakcję z treściami publikowanymi przez CLOSR AI, jego dane mogą być przetwarzane przez CLOSR AI w celu obsługi profilu, komunikacji, odpowiedzi na wiadomości, analizy aktywności i budowania wizerunku marki.

Niezależnie od CLOSR AI, dane użytkowników są przetwarzane również przez operatorów poszczególnych platform społecznościowych na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności.

§ 11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak ich podania może uniemożliwić: a) odpowiedź na zapytanie, b) umówienie prezentacji demo, c) przygotowanie oferty, d) zapis do newslettera, e) obsługę komunikacji handlowej.

§ 12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

W ramach strony internetowej dane mogą być wykorzystywane do podstawowego profilowania marketingowego, np. oceny zainteresowania ofertą na podstawie odwiedzonych podstron, kliknięć lub interakcji z kampaniami reklamowymi, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na odpowiednie cookies lub podobne technologie.

Dane użytkowników strony nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika w sposób wyłącznie zautomatyzowany.

§ 13. Dane użytkowników Google, Limited Use i bezpieczeństwo danych wrażliwych

Niniejszy paragraf dotyczy danych użytkowników Google przetwarzanych w aplikacji CLOSR AI w związku z dobrowolnym połączeniem przez użytkownika usług Google Calendar, Google Drive / Google Docs albo Gmail. Pełny opis znajduje się w Polityce prywatności aplikacji CLOSR AI, dostępnej pod adresem https://closrai.pl/privacy-policy-app (§ 11, § 18 i § 19).

CLOSR AI uzyskuje dostęp do danych użytkowników Google wyłącznie wtedy, gdy użytkownik samodzielnie połączy daną usługę w ustawieniach aplikacji, i żąda wyłącznie zakresów uprawnień niezbędnych do uruchamianej funkcji. Dane te są wykorzystywane wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji widocznych dla użytkownika.

Zakresy uprawnień Google wykorzystywane przez CLOSR AI oraz ich przeznaczenie: a) https://www.googleapis.com/auth/gmail.send - wyłącznie wysyłanie wiadomości follow-up zatwierdzonych przez użytkownika z jego własnego konta Gmail; zakres ten nie umożliwia odczytu skrzynki pocztowej, b) https://www.googleapis.com/auth/calendar - tworzenie i aktualizacja wydarzeń dla spotkań sprzedażowych zainicjowanych przez użytkownika, c) https://www.googleapis.com/auth/drive.file - tworzenie notatek z rozmów i ofert jako dokumentów Google Docs oraz zapisywanie ich treści w folderach, które aplikacja sama utworzyła na Dysku użytkownika; jest to zakres per-plik, ograniczony wyłącznie do plików utworzonych przez aplikację, d) https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email - wyświetlenie, które konto Google zostało połączone.

CLOSR AI nie korzysta z zakresu https://www.googleapis.com/auth/documents ani z żadnego innego zakresu dającego dostęp do wszystkich dokumentów Google użytkownika. Treść tworzonych dokumentów jest zapisywana przez Google Docs API wyłącznie w dokumentach utworzonych przez aplikację, w ramach uprawnień zakresu drive.file.

CLOSR AI nie odczytuje, nie wyszukuje, nie pobiera, nie modyfikuje ani nie usuwa wiadomości, wątków i załączników w skrzynce Gmail użytkownika. CLOSR AI nie korzysta z zakresu https://mail.google.com/ ani z żadnego innego zakresu umożliwiającego odczyt poczty.

W zakresie Google Drive CLOSR AI korzysta wyłącznie z zakresu per-plik drive.file, który daje dostęp jedynie do plików i folderów utworzonych przez aplikację. CLOSR AI nie ma i nie może uzyskać wglądu w pozostałą zawartość Dysku użytkownika.

Środki ochrony danych wrażliwych, w tym danych użytkowników Google oraz tokenów OAuth: a) szyfrowanie tokenów dostępu i odświeżania w spoczynku algorytmem AES-256-GCM na poziomie aplikacji, kluczem przechowywanym poza bazą danych, b) dodatkowe szyfrowanie w spoczynku po stronie dostawcy infrastruktury oraz mechanizm Row Level Security, c) szyfrowanie transmisji wyłącznie przez TLS 1.2 lub nowszy, d) wykorzystywanie tokenów wyłącznie po stronie serwera, bez udostępniania ich przeglądarce, aplikacji mobilnej, innym klientom ani aplikacjom trzecim, e) kontrola dostępu według zasady need-to-know i najmniejszych uprawnień, uwierzytelnianie wieloskładnikowe dostępu administracyjnego, f) logi audytowe dostępu i operacji na integracjach, g) izolacja danych poszczególnych klientów, h) brak zapisywania treści wysyłanych wiadomości e-mail w logach aplikacji, i) udokumentowana procedura wykrywania, oceny i zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych, j) usuwanie poświadczeń Google i odwołanie tokenu OAuth w Google po odłączeniu integracji przez użytkownika.

CLOSR AI nie wykorzystuje danych użytkowników Google do reklamy targetowanej, remarketingu, reklamy spersonalizowanej, sprzedaży danych, przekazywania ich brokerom danych, oceny zdolności kredytowej, celów pożyczkowych ani do tworzenia baz danych niezwiązanych z opisanymi funkcjami.

Dane użytkowników Google nie są przekazywane dostawcom modeli sztucznej inteligencji ani uczenia maszynowego - ani jako dane surowe, ani zagregowane, zanonimizowane czy pochodne - i nie są wykorzystywane do tworzenia, trenowania ani ulepszania modeli AI lub ML. CLOSR AI korzysta z modeli AI dostawców OpenAI, Groq i Anthropic wyłącznie do transkrypcji i analizy nagrań rozmów telefonicznych, wiadomości SMS oraz danych wprowadzonych przez użytkownika w aplikacji, w ramach odpłatnych planów API, w których dostawcy nie trenują modeli na przekazywanych danych.

CLOSR AI's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs adheres to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements. Google Workspace APIs are not used to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models, and Google user data is not transferred to any third-party AI/ML service.

Użytkownik może w każdej chwili odłączyć Google Calendar, Google Drive albo Gmail w ustawieniach aplikacji. Po odłączeniu ostatniej aktywnej integracji CLOSR AI odwołuje token OAuth w Google i usuwa zapisane poświadczenia Google. Dostęp aplikacji można również odwołać samodzielnie na stronie https://myaccount.google.com/permissions.

W sprawach dotyczących danych użytkowników Google można kontaktować się pod adresem: kontakt@closrai.pl.

§ 14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu działania strony, wdrożenia nowych narzędzi, zmiany dostawców technologicznych albo zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie internetowej CLOSR AI.

Polityka prywatności obowiązuje od dnia: 11.10.2026 r.