Polityka prywatności aplikacji CLOSR AI

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji CLOSR AI, działającej jako system klasy Conversation Intelligence w modelu B2B SaaS.

Aplikacja CLOSR AI służy do wspierania pracy sprzedażowej, w szczególności do obsługi przekierowanych połączeń, transkrypcji rozmów, tworzenia notatek AI, strukturyzowania danych, uzupełniania systemów CRM, zarządzania kontaktami, obsługi ofert i przygotowywania treści follow-upów zatwierdzanych przez użytkownika.

Administratorem danych osobowych w zakresie danych własnych użytkowników aplikacji, danych konta, danych rozliczeniowych, danych kontaktowych osób reprezentujących klienta B2B oraz danych związanych z zawarciem i obsługą umowy jest CLOSR AI sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: Aleja Powstania Warszawskiego 15, 31-539 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001242599, NIP: 6751829009, REGON: 544816051, kapitał zakładowy: 5 000,00 zł, dalej: „Administrator” albo „CLOSR AI”.

Z Administratorem można skontaktować się: a) e-mailowo: kontakt@closrai.pl, b) pisemnie: Aleja Powstania Warszawskiego 15, 31-539 Kraków.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@closrai.pl.

Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców posiadających NIP, korzystających z niej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Aplikacja nie jest przeznaczona do użytku prywatnego ani konsumenckiego.

§ 2. Role CLOSR AI i klienta B2B

W związku z działaniem aplikacji CLOSR AI może występować w dwóch rolach: a) jako administrator danych osobowych - w zakresie danych przetwarzanych na własne potrzeby, np. dane konta, dane użytkowników, dane billingowe, dane kontaktowe osób reprezentujących klienta B2B, dane dotyczące obsługi umowy, supportu, bezpieczeństwa i rozliczeń; b) jako podmiot przetwarzający dane osobowe - w zakresie danych przetwarzanych w aplikacji na zlecenie klienta B2B, w szczególności danych klientów końcowych, danych z rozmów, transkrypcji, notatek AI, danych ofert, danych nieruchomości, danych CRM i danych wykorzystywanych w procesie sprzedaży klienta B2B.

Klient B2B korzystający z aplikacji, np. biuro nieruchomości, agencja, agent, firma sprzedażowa albo inny przedsiębiorca, jest co do zasady administratorem danych osobowych swoich klientów końcowych.

CLOSR AI przetwarza dane klientów końcowych na zlecenie klienta B2B i zgodnie z jego poleceniami, w granicach określonych umową, regulaminem, umową powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz konfiguracją aplikacji.

Jeżeli jesteś klientem końcowym agenta, biura nieruchomości albo innego przedsiębiorcy korzystającego z CLOSR AI, administratorem Twoich danych jest zasadniczo ten przedsiębiorca. W sprawach dotyczących Twoich danych, rozmowy, oferty lub relacji handlowej należy kontaktować się w pierwszej kolejności z tym przedsiębiorcą.

§ 3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator

Jako administrator danych osobowych CLOSR AI może przetwarzać następujące kategorie danych: a) dane osoby zakładającej konto, np. imię, nazwisko, adres e-mail, hasło lub identyfikator logowania, b) dane logowania przez Google lub Microsoft, jeżeli użytkownik wybierze taki sposób rejestracji, c) dane firmowe, np. nazwa firmy, NIP, adres, branża, liczba użytkowników, d) dane osób reprezentujących klienta B2B lub wyznaczonych do kontaktu, e) dane billingowe, płatnicze i fakturowe, f) dane dotyczące wybranego planu, okresu subskrypcji, płatności i historii rozliczeń, g) dane dotyczące korzystania z aplikacji, np. aktywność konta, historia logowań, ustawienia konta, informacje o integracjach, h) dane techniczne, np. adres IP, identyfikatory urządzenia, logi systemowe, dane o przeglądarce, systemie operacyjnym i zdarzeniach bezpieczeństwa, i) dane związane z obsługą supportu, reklamacjami, korespondencją i zgłoszeniami.

§ 4. Cele i podstawy przetwarzania danych jako administrator

Dane osobowe przetwarzamy jako administrator w następujących celach: a) założenie i prowadzenie konta w aplikacji Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w przypadku danych osób działających w imieniu klienta B2B. b) zawarcie i wykonywanie umowy o świadczenie usługi SaaS Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba jest stroną umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli osoba działa jako przedstawiciel, pracownik lub współpracownik klienta B2B. c) weryfikacja, że usługa jest świadczona w modelu B2B Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na kierowaniu usługi wyłącznie do przedsiębiorców. d) obsługa płatności, faktur i rozliczeń Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO. e) obsługa klienta, support techniczny, reklamacje i komunikacja Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO. f) zapewnienie bezpieczeństwa aplikacji, wykrywanie nadużyć, prowadzenie logów technicznych i audytowych Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie aplikacji, danych i infrastruktury. g) rozwój aplikacji, poprawa jakości działania, testowanie i analityka techniczna Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym w miarę możliwości wykorzystywane są dane zagregowane, zanonimizowane albo technicznie ograniczone. h) dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. i) realizacja obowiązków prawnych, podatkowych i rachunkowych Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. j) marketing własnych usług wobec klientów B2B Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadkach wymagających zgody - art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Postanowienia niniejszego paragrafu dotyczące marketingu, analityki, testowania i rozwoju aplikacji nie dotyczą danych uzyskanych przez Google API, w tym Google Calendar, Google Drive, Google Docs i Gmail. Te dane podlegają wyłącznie zasadom Limited Use opisanym w § 18.

§ 5. Jakie dane przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta B2B

W ramach działania aplikacji CLOSR AI może przetwarzać na zlecenie klienta B2B następujące kategorie danych: a) dane klientów końcowych, np. imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, b) dane kontaktowe i historia kontaktu, c) treści rozmów telefonicznych, d) transkrypcje rozmów, e) notatki AI i podsumowania rozmów, f) dane dotyczące intencji zakupowej, preferencji, budżetu, lokalizacji, metrażu, terminu, rodzaju oferty lub innych ustaleń z rozmowy, g) dane ofert i nieruchomości, np. lokalizacja, metraż, cena, budżet, typ nieruchomości, numer księgi wieczystej, informacje o podobnych ofertach, h) dane wprowadzone do zintegrowanego systemu CRM, i) dane z kalendarza, poczty elektronicznej lub innych integracji, jeżeli klient B2B uruchomi taką integrację, j) dane potrzebne do przygotowania wiadomości SMS, e-mail, follow-upu lub informacji o podobnej ofercie.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z aplikacji przez klienta B2B, konfiguracji konta, włączonych integracji oraz treści przekazywanych przez użytkowników.

CLOSR AI nie decyduje samodzielnie o celach przetwarzania danych klientów końcowych. Cele te określa klient B2B korzystający z aplikacji.

§ 6. Przetwarzanie rozmów, transkrypcji i notatek AI

Aplikacja może umożliwiać klientowi B2B lub jego użytkownikom skonfigurowanie warunkowego przekierowania połączeń na dedykowany numer systemowy.

Połączenie może być przetwarzane technicznie w celu utworzenia transkrypcji, notatki, podsumowania i ustrukturyzowania danych potrzebnych do obsługi procesu sprzedaży.

Surowy plik audio jest przetwarzany w celu wygenerowania transkrypcji, a następnie usuwany po uzyskaniu poprawnej transkrypcji tekstowej.

CLOSR AI nie wykorzystuje rozmów do analizy emocji, identyfikacji biometrycznej, oceny cech osobowościowych ani oceny wiarygodności osoby.

Aplikacja wyciąga z rozmowy informacje biznesowe, takie jak ustalenia, preferencje, budżet, lokalizacja, metraż, zainteresowanie ofertą, dane kontaktowe lub inne informacje przydatne do obsługi klienta końcowego przez klienta B2B.

Aplikacja może przygotować propozycję wiadomości SMS, e-mail, follow-upu albo informacji o podobnej ofercie, ale wysłanie takiej treści wymaga zatwierdzenia przez użytkownika, chyba że klient B2B wyraźnie skonfiguruje inną funkcjonalność zgodnie z umową i przepisami prawa.

Klient B2B odpowiada za poinformowanie klientów końcowych o przetwarzaniu ich danych, w tym o ewentualnym nagrywaniu, transkrybowaniu, analizowaniu rozmowy, wykorzystaniu AI oraz przekazywaniu danych do CRM, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.

CLOSR AI może wspierać klienta B2B w realizacji obowiązków informacyjnych, np. przez wysłanie linku do klauzuli informacyjnej, ale nie zastępuje klienta B2B w wykonaniu jego obowiązków jako administratora danych.

§ 7. Wykorzystanie AI

Aplikacja wykorzystuje narzędzia sztucznej inteligencji w celu: a) transkrypcji mowy na tekst, b) analizy tekstu rozmowy, c) tworzenia notatek i podsumowań, d) wyodrębniania faktów biznesowych, e) uzupełniania pól w aplikacji lub systemie CRM, f) przygotowania propozycji wiadomości, follow-upów lub informacji o podobnych ofertach.

Aplikacja może korzystać z zewnętrznych dostawców technologicznych, w tym dostawców modeli AI i transkrypcji, takich jak OpenAI, Groq lub inni dostawcy wskazani w dokumentacji, DPA lub liście podprocesorów.

Dane przetwarzane w aplikacji nie są wykorzystywane przez CLOSR AI do trenowania publicznych modeli AI.

Dane uzyskane przez Google Workspace API i pozostałe Google API, w tym dane z Google Calendar, Google Drive, Google Docs i Gmail, nie są wykorzystywane do rozwijania, ulepszania ani trenowania uogólnionych lub niepersonalizowanych modeli AI albo ML. Transkrypcje i notatki AI pochodzą z rozmów telefonicznych przetwarzanych w aplikacji CLOSR AI, a nie z odczytywania skrzynki Gmail ani plików użytkownika na Google Drive w celu trenowania modeli.

CLOSR AI może wykorzystywać dane zagregowane, statystyczne lub zanonimizowane do poprawy działania aplikacji, rozwoju funkcjonalności, analityki technicznej i jakości działania systemu, o ile dane te nie pozwalają na identyfikację osoby fizycznej i nie obejmują danych uzyskanych przez Google API.

Wyniki AI mogą zawierać błędy, nieścisłości, pominięcia lub niepełne informacje. Użytkownik powinien zweryfikować wyniki AI przed ich wykorzystaniem.

Aplikacja nie służy do podejmowania decyzji prawnych, finansowych, ubezpieczeniowych, medycznych ani kadrowych.

Aplikacja nie służy do rekomendowania produktów ubezpieczeniowych, oceny ryzyka ubezpieczeniowego, ustalania składek ubezpieczeniowych ani wykonywania czynności dystrybucji ubezpieczeń.

§ 8. Branże regulowane

Aplikacja może być wykorzystywana jako narzędzie techniczne do transkrypcji, notatek, porządkowania danych i obsługi CRM.

Jeżeli klient B2B działa w branży regulowanej, w szczególności w branży ubezpieczeniowej, finansowej, medycznej, prawnej albo innej branży objętej szczególnymi przepisami, odpowiada za korzystanie z aplikacji zgodnie z przepisami właściwymi dla tej branży.

CLOSR AI nie świadczy usług doradztwa prawnego, podatkowego, finansowego, medycznego ani ubezpieczeniowego na rzecz klientów końcowych klienta B2B.

Klient B2B nie powinien wykorzystywać aplikacji w sposób, który powodowałby, że system AI podejmuje decyzje albo rekomendacje zastrzeżone dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia lub działających na podstawie przepisów sektorowych.

§ 9. Odbiorcy danych i podprocesorzy

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: a) dostawcom infrastruktury chmurowej, b) dostawcom baz danych, c) dostawcom usług VoIP i telekomunikacyjnych, d) dostawcom narzędzi AI i transkrypcji, e) dostawcom systemów płatności, f) dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych, g) dostawcom narzędzi supportowych, h) dostawcom narzędzi analitycznych i monitorujących, i) biuru rachunkowemu, doradcom podatkowym, prawnym i audytorom, j) organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane uzyskane przez Google API nie są przekazywane dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych ani reklamowych. Mogą być przetwarzane wyłącznie przez podprocesorów niezbędnych do świadczenia funkcji Calendar, Drive / Docs i Gmail, zgodnie z § 18.

W związku z działaniem aplikacji CLOSR AI może korzystać w szczególności z następujących dostawców: a) Telnyx - obsługa usług VoIP i numerów systemowych, b) Supabase - baza danych i infrastruktura backendowa, c) Cloudflare, w tym Cloudflare R2 - infrastruktura, bezpieczeństwo, przechowywanie obiektów, d) OpenAI - transkrypcja lub modele AI, e) Groq - modele AI lub przetwarzanie AI, f) operatorzy płatności - obsługa płatności subskrypcyjnych, g) dostawcy poczty elektronicznej, systemów supportowych i narzędzi administracyjnych.

Szczegółowa lista podprocesorów, zakres ich działania, miejsce przetwarzania danych oraz informacje o ewentualnych transferach poza EOG powinny być wskazane w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, DPA, załączniku do DPA albo osobnej liście podprocesorów udostępnionej klientowi B2B.

§ 10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

CLOSR AI dąży do przetwarzania danych osobowych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Jeżeli dany dostawca udostępnia możliwość wyboru regionu przetwarzania danych, CLOSR AI konfiguruje usługę w sposób zmierzający do przetwarzania danych na terenie UE/EOG.

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonego dostawcy technologicznego dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, transfer taki będzie odbywać się wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie, albo innych mechanizmów przewidzianych prawem.

Informacje o transferach danych poza EOG powinny być wskazane w DPA, liście podprocesorów albo dokumentacji udostępnionej klientowi B2B.

§ 11. Środki bezpieczeństwa

CLOSR AI stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych w aplikacji.

Środki te obejmują w szczególności: a) szyfrowanie transmisji danych, b) kontrolę dostępu, c) uwierzytelnianie użytkowników, d) izolację danych klientów B2B, e) mechanizmy Row Level Security lub równoważne mechanizmy separacji danych, f) logi audytowe, g) ograniczanie dostępu do danych według zasady need-to-know, h) monitoring bezpieczeństwa, i) kopie zapasowe, jeżeli są stosowane, j) szyfrowanie danych w spoczynku po stronie dostawców infrastruktury, k) usuwanie surowych plików audio po uzyskaniu poprawnej transkrypcji.

Dane wrażliwe i podlegające szczególnej ochronie, w tym dane użytkowników Google uzyskane przez Google API oraz tokeny OAuth, podlegają dodatkowym, wzmocnionym środkom ochrony opisanym w kolejnym ustępie oraz w § 18 i § 19.

W odniesieniu do danych użytkowników Google oraz tokenów OAuth CLOSR AI stosuje dodatkowo: a) szyfrowanie tokenów dostępu i odświeżania w spoczynku algorytmem AES-256-GCM, na poziomie aplikacji, kluczem przechowywanym poza bazą danych, w zmiennych środowiskowych serwera, do których nie mają dostępu operatorzy bazy danych, b) przechowywanie zaszyfrowanych tokenów w bazie danych objętej dodatkowo szyfrowaniem w spoczynku po stronie dostawcy infrastruktury oraz mechanizmem Row Level Security, c) transmisję tych danych wyłącznie przez TLS 1.2 lub nowszy, d) wykorzystywanie tokenów wyłącznie po stronie serwera, bez udostępniania ich przeglądarce, aplikacji mobilnej, innym klientom B2B ani aplikacjom trzecim, e) ograniczony dostęp backendu i upoważnionych operatorów według zasady need-to-know, f) rozdzielenie danych poszczególnych klientów B2B i użytkowników, tak aby token jednego użytkownika nie mógł zostać użyty w kontekście innego, g) logi audytowe dostępu i operacji na integracjach, h) uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz zasadę najmniejszych uprawnień w dostępie administracyjnym do infrastruktury produkcyjnej, i) brak zapisywania treści wiadomości e-mail wysłanych przez Gmail API w logach aplikacji, j) możliwość odłączenia Google Calendar, Google Drive i Gmail w ustawieniach aplikacji, co powoduje odwołanie tokenu OAuth w Google oraz usunięcie zapisanych poświadczeń Google z bazy danych CLOSR AI.

Odłączenie wszystkich integracji Google, a także odłączenie ostatniej pozostającej aktywnej integracji, powoduje wywołanie punktu końcowego unieważnienia tokenów Google (https://oauth2.googleapis.com/revoke) oraz usunięcie zapisanych poświadczeń z bazy danych. W efekcie CLOSR AI traci dostęp do konta Google użytkownika, a aplikacja przestaje być widoczna na liście aplikacji z dostępem do konta Google. Jeżeli użytkownik odłącza tylko jedną z kilku aktywnych integracji, token pozostaje zapisany wyłącznie na potrzeby integracji nadal używanych, a CLOSR AI zaprzestaje wywoływania API odłączonej usługi.

Niezależnie od ustawień aplikacji użytkownik może w każdej chwili samodzielnie odwołać dostęp CLOSR AI do swojego konta Google na stronie https://myaccount.google.com/permissions.

CLOSR AI prowadzi procedurę obsługi naruszeń ochrony danych osobowych, obejmującą wykrywanie, ocenę, dokumentowanie i zgłaszanie naruszeń właściwemu organowi nadzorczemu oraz informowanie klienta B2B, zgodnie z art. 33 i art. 34 RODO.

Dostęp do danych w aplikacji powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione przez CLOSR AI albo klienta B2B, zgodnie z ich rolą i zakresem uprawnień.

Klient B2B odpowiada za prawidłowe zarządzanie dostępami swoich użytkowników, w tym za odbieranie dostępów osobom, które utraciły uprawnienie do korzystania z aplikacji.

§ 12. Okresy przechowywania danych

Dane konta użytkownika i dane związane z korzystaniem z aplikacji są przechowywane przez okres trwania umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi roszczeń, bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych.

Kontakty klientów końcowych są dostępne w czasie trwania umowy i usuwane do 30 dni po zakończeniu umowy, chyba że przepisy prawa, DPA albo uzasadnione polecenie klienta B2B stanowią inaczej.

Transkrypcje i notatki AI są dostępne w czasie trwania umowy i usuwane do 30 dni po zakończeniu umowy, chyba że przepisy prawa, DPA albo uzasadnione polecenie klienta B2B stanowią inaczej.

Dane ofert i nieruchomości są dostępne w czasie trwania umowy, a po zakończeniu umowy usuwane albo anonimizowane po 1 roku. Dane zanonimizowane mogą być wykorzystywane do celów statystycznych, analitycznych i rozwoju aplikacji, jeżeli nie pozwalają na identyfikację osoby fizycznej.

Dane billingowe, faktury i dokumentacja rozliczeniowa są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat, liczonych zgodnie z właściwymi przepisami.

Logi systemowe i audytowe są przechowywane do 3 lat w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, audytu i obrony przed roszczeniami.

Surowe pliki audio są usuwane po uzyskaniu poprawnej transkrypcji i nie są przechowywane w aplikacji jako stała kategoria danych.

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne ze względu na obowiązek prawny, żądanie organu publicznego, zabezpieczenie roszczeń, obsługę incydentu bezpieczeństwa albo wykonanie umowy z klientem B2B.

§ 13. Eksport danych i usunięcie konta

Klient B2B może zażądać eksportu danych przed zakończeniem korzystania z aplikacji.

Dane mogą być udostępniane w formacie JSON, CSV, XML albo innym technicznie dostępnym formacie, zależnie od kategorii danych i możliwości aplikacji.

Eksport danych następuje w terminie do 30 dni od otrzymania żądania, chyba że strony uzgodnią inny termin albo wystąpią szczególne okoliczności techniczne.

Po zakończeniu umowy dane są usuwane, anonimizowane albo archiwizowane zgodnie z okresami wskazanymi w niniejszej Polityce prywatności, regulaminie, DPA i przepisach prawa.

§ 14. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje: a) prawo dostępu do danych, b) prawo sprostowania danych, c) prawo usunięcia danych, d) prawo ograniczenia przetwarzania, e) prawo przenoszenia danych, f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, g) prawo wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli CLOSR AI działa jako administrator danych, żądania dotyczące danych można kierować na adres: kontakt@closrai.pl.

Jeżeli CLOSR AI działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie klienta B2B, żądanie osoby, której dane dotyczą, może zostać przekazane do właściwego klienta B2B jako administratora danych.

Jeżeli jesteś klientem końcowym agenta, biura nieruchomości albo innego przedsiębiorcy korzystającego z aplikacji CLOSR AI, w pierwszej kolejności skontaktuj się z tym przedsiębiorcą, ponieważ to on zasadniczo decyduje o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych.

§ 15. Obowiązki klienta B2B

Klient B2B odpowiada za zgodność z prawem danych wprowadzanych do aplikacji oraz za posiadanie właściwej podstawy prawnej ich przetwarzania.

Klient B2B odpowiada za wykonanie obowiązków informacyjnych wobec klientów końcowych, w tym poinformowanie ich o: a) przetwarzaniu danych osobowych, b) ewentualnym nagrywaniu lub transkrybowaniu rozmów, c) wykorzystaniu narzędzi AI do tworzenia notatek i podsumowań, d) przekazywaniu danych do CRM, e) możliwości otrzymania wiadomości SMS, e-mail lub follow-upu po zatwierdzeniu przez użytkownika, f) przysługujących im prawach.

Klient B2B odpowiada za zgodność wysyłanych wiadomości SMS, e-mail, ofert i follow-upów z przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej, marketingu bezpośredniego i ochrony danych osobowych.

Klient B2B odpowiada za sposób korzystania z aplikacji w swojej branży, w szczególności jeżeli prowadzi działalność regulowaną.

§ 16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

CLOSR AI nie wykorzystuje danych w aplikacji do podejmowania wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osoby w sposób wyłącznie zautomatyzowany.

Aplikacja może wspierać użytkownika w porządkowaniu danych, tworzeniu notatek, przygotowywaniu propozycji treści oraz wskazywaniu podobnych ofert, ale ostateczna decyzja dotycząca wykorzystania tych informacji należy do użytkownika albo klienta B2B.

Aplikacja nie analizuje emocji, nie dokonuje identyfikacji biometrycznej i nie prowadzi scoringu osób fizycznych.

§ 17. Dobrowolność podania danych

Podanie danych przez użytkownika aplikacji jest dobrowolne, ale może być niezbędne do: a) założenia konta, b) zawarcia i wykonania umowy, c) wystawienia faktury, d) korzystania z aplikacji, e) konfiguracji integracji, f) obsługi supportu, g) zapewnienia bezpieczeństwa konta.

Podanie danych klientów końcowych w aplikacji zależy od decyzji klienta B2B i sposobu korzystania z aplikacji przez jego użytkowników.

§ 18. Dane użytkowników Google i Limited Use

CLOSR AI uzyskuje dostęp do danych użytkowników Google wyłącznie wtedy, gdy użytkownik dobrowolnie połączy w aplikacji Google Calendar, Google Drive / Google Docs albo Gmail. Aplikacja żąda wyłącznie zakresów uprawnień (scopes) niezbędnych do funkcji, którą użytkownik właśnie uruchomił.

CLOSR AI wykorzystuje dane użytkowników Google wyłącznie do świadczenia i ulepszania widocznych funkcji aplikacji, zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym zasadą Limited Use. Dane te nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.

Sposób wykorzystania danych Google w konkretnych funkcjach aplikacji: a) Google Calendar (calendar) - tworzenie i synchronizacja wydarzeń ze spotkaniami sprzedażowymi zainicjowanymi przez użytkownika w CLOSR AI, b) Google Drive i Google Docs (drive.file, documents) - eksport notatek z rozmów oraz zapytań biznesowych do dokumentów Google Docs w folderach utworzonych przez aplikację na Dysku użytkownika, c) Gmail (gmail.send) - wysyłka wiadomości follow-up, które użytkownik samodzielnie przygotował albo zatwierdził w CLOSR AI, z jego własnego konta Gmail, d) userinfo.email - wyświetlenie, które konto Google zostało połączone.

W zakresie Google Drive CLOSR AI żąda wyłącznie zakresu https://www.googleapis.com/auth/drive.file, czyli zakresu per-plik. Aplikacja ma dostęp jedynie do plików i folderów, które sama utworzyła - w szczególności do folderów „CLOSR AI - Rozmowy” i „CLOSR AI - Oferty”, zakładanych automatycznie na Dysku użytkownika przy pierwszym eksporcie. CLOSR AI nie odczytuje, nie przegląda ani nie pobiera pozostałej zawartości Dysku użytkownika i nie korzysta z pełnego zakresu https://www.googleapis.com/auth/drive.

W zakresie Gmaila CLOSR AI żąda wyłącznie zakresu https://www.googleapis.com/auth/gmail.send. Jest to zakres umożliwiający wyłącznie wysyłanie wiadomości. CLOSR AI nie odczytuje, nie wyszukuje, nie pobiera, nie modyfikuje, nie oznacza etykietami ani nie usuwa żadnych wiadomości, wątków ani załączników znajdujących się w skrzynce pocztowej użytkownika. CLOSR AI nie korzysta z zakresu https://mail.google.com/ ani z żadnego zakresu umożliwiającego odczyt poczty, nie korzysta również z protokołu IMAP do odczytu skrzynki Gmail.

Jedyne wywołanie Gmail API wykonywane przez CLOSR AI to POST https://gmail.googleapis.com/gmail/v1/users/me/messages/send, realizowane w momencie, w którym użytkownik zatwierdzi wysyłkę konkretnej wiadomości w aplikacji.

CLOSR AI nie wykorzystuje danych użytkowników Google do: a) reklamy targetowanej, remarketingu, reklamy spersonalizowanej, retargetowanej ani opartej na zainteresowaniach, b) sprzedaży danych, przekazywania ich brokerom danych ani odsprzedawcom informacji, c) oceny zdolności kredytowej ani celów pożyczkowych, d) tworzenia baz danych niezwiązanych z funkcjami opisanymi powyżej, e) rozwijania, ulepszania ani trenowania uogólnionych lub niepersonalizowanych modeli AI albo ML, f) przekazywania danych użytkowników Google podmiotom trzecim, z wyjątkiem podprocesorów niezbędnych wyłącznie do świadczenia powyższych funkcji, w szczególności hostingu i bazy danych, na podstawie umów powierzenia.

CLOSR AI's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs adheres to the Google Workspace API User Data and Developer Policy, including the Limited Use requirements.

Google Workspace APIs and Google user data are not used to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models, and are not transferred to any third party that would use them for such purposes.

CLOSR AI accesses Google user data only when the user explicitly connects Google Calendar, Google Drive / Docs, or Gmail in the app. Google user data is used solely to provide or improve the user-facing features listed above. We do not use Google user data for advertising, retargeting, sale to data brokers, credit-worthiness, lending, unrelated databases, or training generalized AI/ML models. For Gmail we request only the send-only scope https://www.googleapis.com/auth/gmail.send; we never read, list, download, modify, label, or delete any message, thread, or attachment in the user's mailbox, and we do not use the https://mail.google.com/ scope. For Drive we request only the per-file scope https://www.googleapis.com/auth/drive.file, which limits access to files and folders our app itself creates; we do not use the full https://www.googleapis.com/auth/drive scope and cannot read the rest of the user's Drive.

Data protection measures applied to Google user data: OAuth access and refresh tokens are encrypted at rest with AES-256-GCM at the application layer, using a key held in server environment variables outside the database; they are additionally protected by provider-side encryption at rest and Row Level Security. Tokens are transmitted only over TLS 1.2+, used only server-side, and never exposed to the browser, the mobile app, other customers, or third-party applications. Access is limited to authorized backend services and need-to-know operators, protected by multi-factor authentication and least-privilege administrative access, with audit logs. Email bodies sent through the Gmail API are not written to application logs. A documented personal data breach detection, assessment, and notification procedure is in place. Users can disconnect Calendar, Drive, or Gmail at any time in Settings; CLOSR AI then calls Google's token revocation endpoint and deletes the stored Google credentials.

Użytkownik może w każdej chwili odłączyć Google Calendar, Google Drive albo Gmail w ustawieniach aplikacji. Po odłączeniu ostatniej aktywnej integracji CLOSR AI unieważnia token OAuth w Google i usuwa zapisane poświadczenia Google, zgodnie z § 11.

W sprawach dotyczących danych użytkowników Google można kontaktować się pod adresem: kontakt@closrai.pl.

§ 19. Modele AI/ML a dane użytkowników Google

CLOSR AI korzysta z modeli sztucznej inteligencji dostarczanych przez podmioty trzecie w celu transkrypcji nagrań rozmów telefonicznych, tworzenia notatek i podsumowań tych rozmów, strukturyzowania danych z rozmów oraz klasyfikacji odpowiedzi SMS.

Dostawcy modeli AI, z których korzysta CLOSR AI: a) OpenAI, L.L.C. - transkrypcja mowy oraz modele językowe, w ramach odpłatnego planu API dla klientów biznesowych (OpenAI Platform API, plan płatny / pay-as-you-go), objętego zobowiązaniem OpenAI, że danych przekazywanych przez API nie wykorzystuje się do trenowania modeli, b) Groq, Inc. - transkrypcja mowy, w ramach odpłatnego planu API (GroqCloud, plan płatny / on-demand), objętego zobowiązaniem, że danych przekazywanych przez API nie wykorzystuje się do trenowania modeli, c) Anthropic PBC - modele językowe wykorzystywane jako rozwiązanie zapasowe, w ramach odpłatnego planu API (Anthropic API, plan płatny / standard), objętego zobowiązaniem, że danych przekazywanych przez API nie wykorzystuje się do trenowania modeli.

CLOSR AI nie korzysta z agregatorów, bramek ani hubów modeli AI. Połączenia realizowane są bezpośrednio do interfejsów API wskazanych powyżej dostawców. CLOSR AI nie korzysta z planów bezpłatnych, konsumenckich ani testowych tych dostawców, w których dane mogą być wykorzystywane do trenowania modeli.

Dane użytkowników Google uzyskane przez Google API, w tym dane z Google Calendar, Google Drive, Google Docs i Gmail, nie są przekazywane do żadnego dostawcy modeli AI ani ML, ani jako dane surowe, ani jako dane zagregowane, zanonimizowane lub pochodne. Nie są one wykorzystywane do tworzenia, trenowania ani ulepszania jakichkolwiek modeli AI lub ML, w szczególności modeli uogólnionych albo niepersonalizowanych.

Rozdzielenie danych jest zapewnione również na poziomie architektury aplikacji: a) integracja z Gmailem działa wyłącznie w kierunku wychodzącym, w zakresie gmail.send, i nie umożliwia odczytu skrzynki pocztowej, wątków ani załączników, b) integracje z Google Calendar oraz Google Drive / Docs służą do zapisywania danych wytworzonych w CLOSR AI na koncie Google użytkownika, a nie do pobierania i dalszego przetwarzania zawartości jego konta Google; zakres drive.file ogranicza dostęp wyłącznie do plików utworzonych przez aplikację, c) dane wejściowe przekazywane do modeli AI pochodzą wyłącznie z nagrań i transkrypcji połączeń telefonicznych obsługiwanych przez CLOSR AI, wiadomości SMS oraz danych wprowadzonych przez użytkownika w aplikacji, d) żadna ścieżka przetwarzania w aplikacji nie przekazuje danych pobranych z Google API do dostawcy modeli AI.

Treść wiadomości follow-up wysyłanych przez Gmail API jest przygotowywana na podstawie danych z rozmowy telefonicznej i danych wprowadzonych przez użytkownika w CLOSR AI, a następnie zatwierdzana przez użytkownika. Wiadomość jest przekazywana do Gmail API wyłącznie w celu jej wysłania i nie jest zwracana do modeli AI.

CLOSR AI does not transfer raw, aggregated, anonymized, or derived Google Workspace or Google Photos API user data to any third-party artificial intelligence or machine learning service. Google Workspace API user data is never used to create, train, or improve foundational or generalized machine learning or artificial intelligence models, by CLOSR AI or by any third party. The AI providers used by CLOSR AI (OpenAI, Groq, Anthropic) are accessed exclusively through paid business API plans under which the provider contractually does not train its models on submitted data, and they receive only telephone call recordings, call transcripts, SMS messages, and data entered by the user in CLOSR AI - never data obtained from Google APIs.

W sprawach dotyczących wykorzystania modeli AI oraz ochrony danych użytkowników Google można kontaktować się pod adresem: kontakt@closrai.pl.

§ 20. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany sposobu działania aplikacji, wdrożenia nowych funkcjonalności, zmiany dostawców technologicznych, zmiany modelu przetwarzania danych albo zmiany zasad bezpieczeństwa.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna w aplikacji albo na stronie internetowej CLOSR AI.

Polityka prywatności obowiązuje od dnia: 11.10.2026 r.